Prozessoptimierung: Definition, Methoden & Umsetzung
Nichts ist so stetig wie der Wandel – das gilt auch im Business-Kontext. Nur diejenigen Unternehmen, die sich konstant weiterentwickeln und an neue Gegebenheiten anpassen, sind ihren Wettbewerbern einen entscheidenden Schritt voraus und werden langfristig erfolgreich sein. Die damit einhergehende Optimierung von Prozessen gehört deshalb zu den wichtigen strategischen Aufgaben jedes Unternehmens. Was genau darunter zu verstehen ist, welche Vorteile und Herausforderungen für Unternehmen entstehen und welche Methoden sich für die Prozessoptimierung eignen, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.
Was bedeutet Prozessoptimierung?
Der Begriff Prozessoptimierung beschreibt eine systematische Vorgehensweise, um Arbeitsabläufe in Unternehmen zielgerichtet zu verbessern und deren Effizienz und Effektivität zu steigern. Jede Prozessoptimierung durchläuft dabei vier Phasen:
- Analyse: Hier werden Ist- und Soll-Zustand analysiert sowie Verbesserungspotenziale identifiziert und Maßnahmen zur Optimierung entwickelt.
- Durchführung: Die geplanten Maßnahmen werden testweise angewendet.
- Überprüfung: Es wird gemessen, ob und wie die Ziele durch die getroffenen Maßnahmen erreicht wurden.
- Verbesserung: War der Test erfolgreich, werden die Planungsprozesse entsprechend angepasst. Der neue Prozess wird damit zum Standard. Wurden die Ziele nicht erreicht, erfolgt ein erneuter Durchlauf.
Wichtig in diesem Zusammenhang: Bei der Prozessoptimierung handelt es sich um keine einmalige Maßnahme, sondern um einen kontinuierlichen Prozess. Aktuell spielt die voranschreitende Digitalisierung in diesem Kontext eine wichtige Rolle.
Welche Ziele hat die Prozessoptimierung?
Prozessoptimierung ist nicht nur ein weitläufiges Feld, noch dazu fällt die jeweilige Zielsetzung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus. Generell gilt jedoch: Überall dort, wo ein konkreter Handlungsbedarf besteht oder ungenutztes Potenzial verborgen ist, greift auch die Prozessoptimierung.
Hier einige Beispiele für gängige Zielsetzungen:
- Analoge Prozesse in digitale Workflows überführen
- Den Kunden-Service optimieren
- Durchlaufzeiten verkürzen
- Compliance und Datensicherheit im Unternehmen steigern
- Mitarbeiterkapazitäten besser nutzen
- Eine klare und zielgerichtete Kommunikation etablieren
- Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit optimieren
Welche Methoden eignen sich für die Prozessoptimierung?
Je nach Branche und Anwendungsfall können Unternehmen verschiedene Methoden einsetzen. Wichtig ist dabei vor allem, dass die Methoden zur Prozessoptimierung sinnvoll kombiniert werden, nur so lässt sich ihr Potenzial vollständig ausschöpfen. Darüber hinaus funktionieren manche Techniken erst dann, wenn sie mit anderen in Einklang gebracht werden.
Zu den gängigen Methoden gehören unter anderem die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA), der morphologische Kasten oder das Ishikawa-Diagramm. Im Zuge der FMEA-Methode geht es darum, Möglichkeiten für einen Fehler zu identifizieren und festzuhalten. In einer Tabelle werden mögliche Fehler, Fehlerarten, Ursachen und Vermeidungsmaßnahmen aufgeführt. Innerhalb des morphologischen Kastens stellen Teams Attribute und Ausprägungen gegenüber. Die Kombination führt so zu unterschiedlichen neuen Lösungen. Das Ishikawa-Diagramm folgt ebenfalls dem Ursache-Wirkungs-Prinzip. Das Ziel oder Problem wird auf der rechten Seite eines Blattes oder einer Tafel notiert. Auf dieses zeigt ein Pfeil, auf dem verschiedene Ursachen aufgelistet sind. Auf diese Weise lassen sich einzelne Hauptursachen identifizieren.
Zusätzlich zu den genannten Methoden gibt es noch viele weitere Konzepte, die über den Ideenfindungs- und Analyseprozess hinausgehen und die Neustrukturierung und Umsetzung optimierter Prozesse unterstützen. Hierzu zählen beispielsweise die Kaizen-Methode, die 5S-Technik oder Six Sigma.
Welche Herausforderungen können bei der Prozessoptimierung auftreten?
Die Prozessoptimierung birgt zahlreiche Chancen und Vorteile, aber auch Herausforderungen. Die Größte ist und bleibt dabei das Silo-Denken. Bevor der Weg für Optimierungsstrategien geebnet werden kann, müssen zunächst etablierte Strukturen, Denkweisen und Hierarchien aufgelöst werden. Das nimmt nicht nur viel Zeit und Mühe in Anspruch, häufig stoßen die Projektverantwortlichen zudem auf Personen, die den Veränderungen skeptisch gegenüberstehen oder nicht kooperieren möchten. Altbewährte Praktiken werden abgeschafft, etablierte Vorgänge aufgelöst – hier besteht die Gefahr, dass die eigentlich gewünschte Optimierung als Verschlechterung wahrgenommen wird.
Naheliegend, wenn man bedenkt, dass Änderungsprozesse meist tiefer gehen als gedacht und sich nicht nur auf eine Abteilung, sondern zwangsläufig auch auf andere Teams auswirken. Damit erweist sich die Prozessoptimierung als vielteiliges Puzzle, dessen Teile sich erst zusammenfügen müssen.
Dazu kommt, dass es sich bei der Prozessoptimierung nicht um eine einmalige Maßnahme handelt, sondern um einen kontinuierlichen Prozess. Denn: Die Verbesserung der jeweiligen Prozesse ist nie gänzlich abgeschlossen. Anstatt sich also nach den ersten Erfolgsanzeichen entspannt zurückzulehnen, ist hier der kontinuierliche Einsatz der Projektverantwortlichen gefragt.
Wie kann ein DMS-System helfen, Prozesse zu optimieren?
Ob HR, Sales, Finanzen oder der Kunden-Service – alle Abteilungen eines Unternehmens sind auf einen flüssigen und zuverlässigen Informationsaustausch angewiesen, um so zur richtigen Zeit die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme unterstützen an dieser Stelle und bieten darüber hinaus weit mehr als nur das sichere Speichern, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten.
Automatisierte Prozesse innerhalb des DMS sind ein effizienter und effektiver Weg, Arbeitsabläufe produktiver zu gestalten. Das Portfolio reicht dabei von der automatisierten Erfassung und Überprüfung von Belegen bis hin zur Abbildung und Automatisierung systemübergreifender Abläufe wie beispielsweise eines automatisierten Rechnungsdurchlaufs. Unternehmen können hier nicht nur Zeit und Ressourcen sparen sowie Fehler durch manuelle Prozesse vermeiden, sie stellen außerdem sicher, dass Mitarbeitenden durch die Automatisierung alltäglicher Routineaufgaben mehr Zeit für anspruchsvolle Tätigkeiten bleibt.
Weitere Beispiele für optimierte Prozesse:
- Erfassung und Überprüfung von Daten mit Hilfe von künstlicher Intelligenz
- Automatische Dokumentenablage und smarte Dokumentenorganisation
- Vertrags- und Wiedervorlageworkflows
- Digitale Freigabeprozesse und -Workflows
- Reibungslose Integration von Anwendungen und Plattformen für eine konsistente Dokumenteninfrastruktur und Prozessautomatisierung
- Starker Schutz für sensible Daten dank umfassender Sicherheitsmaßnahmen
Generell gilt allerdings: Es reicht längst nicht aus, dass ein Dokumentenmanagement-System bestehende analoge Prozesse digitalisiert. Eine höhere Produktivität ist erst dann gegeben, wenn die Zusammenarbeit innerhalb der Teams und Abteilungen gefördert wird. Hier wird also ein bewusstes Prozessmanagement der Führungsebene benötigt, um einen nachhaltigen Unternehmenserfolg zu garantieren.
Fazit: Prozessoptimierung lohnt sich!
Die kontinuierliche Optimierung von Strukturen und Abläufen ist die Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen und damit unerlässlich, um langfristig im Wettbewerb zu bestehen. Gerade in Zeiten der digitalen Transformation wird dieses Thema für alle Branchen immer bedeutender – ob für Großkonzerne, kleine bis mittelständische Unternehmen oder Start-ups.
Dokumentenmanagement-Systeme leisten im Zuge dessen einen wertvollen Beitrag zur Prozessoptimierung, indem sie Unternehmen dabei unterstützen, schnelle Entscheidungen zu treffen und dynamisch im Markt zu agieren.
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