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Jedes Unternehmen funktioniert anders. Andere Geschäftsprozesse, andere Anforderungen und andere zentrale Abläufe machen Unternehmen einzigartig und benötigen eine ganz individuelle Handhabung. Was alle Unternehmen eint, ist jedoch die Notwendigkeit, die Arbeitsabläufe zu organisieren und zu bearbeiten. Das sollte möglichst zeit- und kosteneffizient sein und die Prozesse innerhalb des gesamten Betriebs erleichtern. Warum sich die Investition in ein besseres Dokumenten- und Workflow-Management lohnt und mit welchen vier Ideen Sie am meisten davon profitieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Workflow-Management als entscheidender Erfolgsfaktor

Allgemein meint Workflow-Management alle Abläufe und Vorgänge rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse von Workflows, d.h. von allen zusammenhängenden Arbeitsabläufen innerhalb eines Unternehmens. Diese können von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Inhalte und Schwerpunkte haben. Um der Menge an täglich zu verarbeitenden Daten und zugleich dem Wettbewerb auf dem Markt standhalten zu können, ist es für Unternehmen aller Branchen essenziell, ein intelligentes System zur Organisation und Bearbeitung von Dokumenten und den dazugehörigen Arbeitsabläufen zu haben. Nur so lassen sich letztere effizient und effektiv planen und umsetzen. Insbesondere profitieren jene Abteilungen eines Unternehmens von einem guten Dokumenten- und Workflow-Management, die sich mit den zentralen Geschäftsprozessen beschäftigen. Das sind in erster Linie Rechnungsabteilungen bzw. die Buchhaltung und Personalabteilungen. Diese haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, macht das ihre alltägliche Arbeit doch wesentlich schneller und einfacher. Doch Workflow-Management ist nicht gleich Workflow-Management. Gleiches gilt für das Dokumenten-Management. Bei beiden kommt es maßgeblich auf die gewählte Software und den richtigen Anbieter an. Wie Sie die für Ihr Unternehmen beste Lösung finden, zeigen Ihnen die folgenden vier Ideen.

1. Vorkonfigurierte Workflows nutzen

An erster Stelle steht zunächst die Wahl des richtigen Service. Auf der einen Seite gibt es die komplexe, aufwändige Variante, bei der Sie sämtliche Prozesse selbst aufsetzen und so gerade zu Beginn einen großen Arbeitsaufwand haben. Auf der anderen Seite gibt es die Option, vorkonfigurierte Lösungen zu nutzen. Beide Varianten haben sowohl Vor- als auch Nachteile, die individuell und mit Blick auf den Umfang der Anforderungen des jeweiligen Unternehmens bewertet werden sollten.

Allerdings gilt generell, dass es einige, in jedem Unternehmen ähnlich ablaufende Prozesse gibt, die leicht zu adaptieren sind. Mit vorkonfigurierten Lösungen sind Sie also immer dann auf der richtigen Seite, wenn Sie ein effizientes Workflow-Management in möglichst kurzer Zeit einführen möchten. Denn ein vorkonfiguriertes System lässt sich ohne großen Aufwand mit anderen Anwendungen innerhalb Ihres Unternehmens verbinden und für den sofortigen Einsatz integrieren. Unternehmen jeder Größe können dadurch schnell produktiv arbeiten.

Ein weiterer Vorteil, der durch die Möglichkeit der schnellen Implementierung entsteht, ist der unmittelbare Nutzen für Ihr Unternehmen. Statt lange warten zu müssen, bis Sie die neue Software für Ihr Dokumenten- und Workflow-Management nutzen können, ermöglichen vorkonfigurierte Workflows eine zügige Einrichtung und damit zugleich einen reibungslosen Übergang von alter, bereits im Unternehmen vorhandener zu neuer Software. Die logisch durchdachten und von Experten vorab geplanten Workflows sind so konzipiert, dass Nutzer sich schnell damit zurechtfinden. So bringt die Einrichtung des neuen Systems keine Verzögerung der alltäglichen Arbeitsabläufe mit sich und ermöglicht allen Beteiligten ein schnelles und einfaches Weiterarbeiten.

2. Cloud-basierte Systeme wählen

Geht es in medialen Berichten im Zusammenhang mit Dokumenten- und Workflow-Management um Cloud-Lösungen, werden manchmal Vorurteile hinsichtlich der Sicherheit verstärkt. Diese Berichte sind vielleicht ein Grund dafür, warum manche Menschen noch immer Angst vor zu geringer Datensicherheit einer Cloud-Lösung haben. Wer sich jedoch eingehend mit Cloud-basierten Lösungen beschäftigt, erkennt schnell, dass die positiven Aspekte überwiegen. Gerade, wenn es um die Verarbeitung und Speicherung der wachsenden Datenmenge innerhalb eines Unternehmens geht, profitieren in Bezug auf das Dokumenten- und Workflow-Management etliche Bereiche entscheidend von Cloud-Lösungen.

Vor allem drei zentrale Vorteile der Cloud-Lösungen kommen Unternehmen zu Gute. Zunächst wäre hier der unbegrenzte Speicherplatz zu nennen, den Unternehmen nirgendwo sonst bekommen. Ein weiterer Vorteil: Der Nutzer kann seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks kann mehr Speicherplatz zur Verfügung gestellt werden. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und effektive Speichermethode für Ihre digitalen Daten. Hinzu kommt, dass durch die Datenspeicherung in einer Cloud die Bereitstellung und Betreuung von Speichersystemen und -medien im Unternehmen entfallen. Damit können Unternehmen viel Platz sparen und ihre Kosten noch besser kontrollieren, entfällt doch die Miete für zusätzliche Räumlichkeiten. Zentrale Prozesse des Dokumenten- und Workflow-Managements gestalten sich somit schnell und kosteneffizient und machen ein Unternehmen zukunftsfähig.

3. Sicherheit stets an erste Stelle setzen

Geht es um das Dokumenten- und Workflow-Management in Ihrem Unternehmen, sollten Sie in jedem Fall in die besten Sicherheitsstrukturen investieren. Denn welche Verluste durch mangelhaft gesicherte Daten entstehen können, lässt sich immer wieder in den Medien lesen. Auch hier erweist sich eine Cloud-Lösung als sehr gute Alternative. Seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Daten einsehen kann. Zudem hosten diese ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören ebenfalls regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt.

Auf Basis einer sicheren SaaS-Umgebung ist Ihr Dokumenten- und Workflow-Management umfassend und mehrstufig geschützt. Hinzu kommt, dass Sie noch besser in der Lage sind, sämtliche Compliance-Anforderungen einzuhalten und zu erfüllen. Gerade in Bezug auf den internationalen und nationalen Wettbewerb ist das ein besonders wichtiger Faktor. Zudem sollten Sie Ihr Dokumenten- und Workflow-Management auch intern schützen, indem Sie eindeutig festlegen, wer auf welche Dokumente und Dateien zugreifen darf. Vor allem Personalabteilungen arbeiten mit sensiblen Daten, deren Informationen entsprechend geschützt sein müssen. Mit der richtigen Software ist das kein großer Aufwand. Jedem Benutzer lassen sich schnell und einfach die entsprechenden Rollen und Zugriffsberechtigungen zuweisen.

4. Abschied nehmen von manueller, papierbasierter Arbeit

Wussten Sie eigentlich, dass Sie durch den Verzicht auf Papier viel Geld und Arbeitszeit sparen können? Ersetzen Sie manuelle, papierbasierte und vor allem fehleranfällige Arbeitsabläufe durch automatische und damit schnelle sowie anpassungsfähige Prozesse, können sich Ihre Mitarbeiter wieder mehr auf wesentliche Aufgaben konzentrieren und den Fokus ihrer Arbeit auf strategische und gewinnbringende Projekte richten. Ein effizientes Dokumenten- und Workflow-Management bedeutet nämlich auch, dass Sie alle Scans, Office-Dateien, Mails sowie sämtliche andere Dokumente in nur einem einzigen sicheren, durchsuchbaren, elektronischen Archiv kombinieren und aufbewahren können – eine automatische Verschlagwortung zur besseren Auffindbarkeit inklusive.

Eine automatisierte Dokumentenerfassung geht also mit einem ein gut funktionierenden Workflow-Management einher. Denn wenn Sie Dokumente ohne manuelle Dateneingabe erfassen und mittels automatisch vordefinierter Datenfelder indexieren können, sparen Sie viel Zeit. Das kommt am Ende Ihrem gesamten Unternehmen zugute. Sind nämlich alle Dokumente jederzeit und schnell verfügbar, begünstigt das einen transparenten und reibungslosen Informationsfluss durch alle Abteilungen.

Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung erfordern heute also längst keine langwierige und schwere Planung mehr. In kürzester Zeit implementiert, schafft die richtige Software für das Workflow-Management produktive Geschäftsprozesse, von denen Ihr gesamtes Unternehmen nur profitieren kann. Kostensparend, effizient und flexibel können Sie so den Anforderungen des digitalen Zeitalters standhalten und sich gleichzeitig gegen den Wettbewerb behaupten. Die Anforderungen der Zeit zu verstehen, bedeutet für viele Unternehmen, sich zu verändern. Sie müssen Arbeitsabläufe anpassen, kontextbezogen arbeiten und gleichzeitig immer den Kunden und seine Wünsche im Blick haben – mit dem richtigen Dokumenten- und Workflow-Management kein Problem.